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社内業務を効率的に行いたい営業マンが実践すべきたった3つのこと

      2015/07/06

   業務          

営業成績をあげている営業マンは、社内業務を効率的にこなしています。営業マンが行うべき社内業務は意外と多いもの。表へ飛び出して契約をあげてくるには、まず社内業務の効率化を図ることが大切です。今回は社内業務の効率が目に見えて変わる、3つの方法を教えます。




自分のデスクを整理整頓する

自分が使用しているデスクですから、綺麗に整理整頓されていて当たり前。ですが、これができていない営業マンは意外に多いのではないかと思います。

書類はファイルに入れて整理を

たとえば、デスクの上に書類が散乱していたらどうでしょうか?クリアファイルに入れてある書類ならまだしも、書類が裸のままでデスクの上に散乱していたら、なにがどの書類だったのかわからなくなってしまう可能性も。
そのような事態を防ぐためにも書類はクリアファイルやクリアフォルダに入れます。デスクの上に置いておきたいのであれば、ブックエンドなどできちんと区分けをして管理を行いましょう。
また、週に一回は書類を整理しめったに使わない書類は電子化するなどとして、紙で残す書類を極力減らすとデスクがいつもスッキリします。

デスクの汚れにも気を使う

また、デスクの上がホコリやゴミだらけになっている営業マンの成績は、往々にして低いものです。ご自身が使用しているデスクがホコリやゴミだらけでは、クライアントに提供するはずの製品に関しても無頓着で、丁寧に扱うことができないでしょう。
これでは、営業成績が上がるはずがありません。
ご自身が使用しているデスクは、常にホコリやゴミがなく、綺麗に整理されている状態にしておくことが大切です。

事務処理は朝一に行う

夜に行う事務処理は非効率

営業先から会社へ戻り、そこから社内業務を行うという方は案外多いのではないかと思います。ですがここで、営業先から社内へ戻ったときのあなたの状態を思い出してみて下さい。
営業先から戻ったあなたは、ひどく疲れてはいないでしょうか?
疲れていると、ミスが多くなったりアイデアも浮かんでこなくなってしまいます。
つまり、疲れている状態で事務処理をすることは非効率であるといえます。

アイデア出しや、細かい作業は朝にする

企画を考えたり、細かい作業を行ったりするタイミングとしてベストなのは朝一番です。
また、朝一番からあなたの頭脳が持っている能力を発揮させるためには、少量でも良いので、朝食を摂取することです。それにより代謝機能が高まって脳の働きも良くなります。

作っていますか?メールの定型文と単語帳登録

ないと困ることはあっても、あって困ることがないのがメールの定型文と単語帳です。
これらを作っておくメリットは、その都度同じような文章を入力する必要がないということのほかに、誤字脱字を防止することができるという点にあります。
たとえば、お詫びのメールを入力した際に誤字脱字だらけだったら、そのメールを受け取った相手はどう考えるでしょうか?
よほど寛容な人物でない限り、「失礼なヤツだ」という捉えてしまいますよね。
定型文や単語帳登録は作っておくだけで大幅な時間短縮につながりますので、さまざまなシーンを想定したメールの定型文を作っておきましょう。

まとめ

デスクの整理、朝一番の事務処理、メールの定型文の作成。これを行っておくだけで、社内業務の効率はグンとアップします。あなたが現在営業成績の伸び悩みに苦しんでいるのであれば、ぜひこの3つのことを実行してみて下さい。たったこれだけのことで!?と、あなたご自身が驚くほど、営業成績が伸びるはずですよ。







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