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「頂く、下さい」は漢字でよい?間違えやすいメールマナー10選

      2015/07/06

   メールマナー          

メールのマナー、あなたはきちんと出来ている自信がありますか?職場の先輩の見よう見まねで、間違ったマナーを覚えてしまっているかもしれません。この間違い、見ているお客様は本当によ〜く見ていますし、あなたの信頼にも関係してきます。今回は私の手元に届いた営業メールから、よく皆さんが間違っているポイントを10つご紹介します。




宛先

まずは、宛先のマナーから見ていきましょう。

1:アドレス帳登録はしていますか?

お客様にメールを送る際、メールアドレスをアドレス帳に登録することなく宛先欄に記入してしまってはいけません。
理由は、お客様の手元にメールが届いた時に、相手がもともと登録している名前で表示されるからです。
宛先

例えば、お客様が自分のアドレスを「山田太郎」という名前で登録していたら、あなたの送ったメールにも「山田太郎」と記載されることになったり、相手がメールアカウントに名前を登録していない場合はメールアドレスがそのまま表示されるなど、不格好な形となります。
では、どうすればいいのか。
宛先2
このように、メールアドレスをアドレス帳に登録し、「株式会社○○ ××部 課長 山田 太郎様」など、会社名・部署名・役職・名前を入れ登録するようにします。
長くなってしまう場合は、会社名と名前だけでも結構です。
この一手間があるだけで、お客様の手元にメールが届いた時の印象が違います。
「山田太郎」とだけ表示されるのと、「株式会社○○ ××部 課長 山田 太郎様」としっかり表示されるのとでは、あなたはどっちの印象がいいと思いますか?

2:宛先に追加する順番は役職順

商談によっては複数のお客様や自社の人間をToやccに追加する機会があるかと思います。
その時、気をつけていただきたいのがメールアドレスの並び順です。
メールアドレスを追加するときは、必ず役職が上の方が前にくるように追加します。
自社の人間を織り交ぜる場合は、お客様(上長)→お客様(部下)→自社の人間(役職が上の順に)
といった形がベストです。

3:TO,CC,BCCの使い分け

おそらく日頃メールをたくさんするビジネスパーソンであれば基礎中の基礎なことなので理解しているかもしれませんが、念のためざっくりとしたイメージを書いておきます。

  • TO:「あなた宛ですよ!(だから返信してくださいね)」
  • CC:「直接あなた宛ではないですけど、知っておいてくださいね。(あとで「知らない」とか言い訳すんなよ)」
  • BCC:「知っておいた方が良いけど、他の人には「知っている状態」を教えないでおきますね(知らない振りしていいですからね)」

といった感じで使い分けます。詳しい意味は(ビジネスメールの教科書http://business-mail.jp/technique/to-cc-bcc)に詳しく載っていますので、参考にしてください。

件名

次は、件名に関するマナーです。

4:極力【】は使わない

ただのお礼メールなのに、先方に見て欲しくて太字カッコ【】を多用していませんか?
これあまり先方に喜ばれないので、よっぽど至急の連絡や強調したいことがない限り、やめたほうがいいです。
忙しいビジネスマンは大事そうなメールからチェックをしていきます。太字カッコが使われていたら、なにか大事そうな用件かな?と思いますよね。
開いてみたら、ただの連絡事項だったとなると、相手が忙しい時は特にそれだけで相手の時間を奪ってしまうことになります。
もしどうしても太字カッコを使いたい場合は件名の一番最後につけるなど、気配りをしましょう。

本文

やっと本文まできました。ここからもすごく大事です。

5:宛名を書くときは名刺に書かれていることをなるべくしっかり書く

よくメールを送信するときに、株式会社○○ ××様とだけ記して送ってくる方がいますが、なるべくやめておいたほうがいいです。
とても仲の良いお客様や、何回もやりとりをしている相手であれば話は別ですが、例えば営業訪問後のお礼メールには会社名、部署名、役職、名前をしっかりと書きましょう。
宛名に複数人書かなければいけない場合は、会社名・部署名を書いた後、役職順で書いていきます。
また、複数人いる場合は、役職+氏名で一行におさまるようにします。

例1:マーケティング部の課長に送る場合
株式会社○○
マーケティング部
課長 田中 誠治 様

例2:マーケティング部の課長と平社員に送る場合
株式会社○○
マーケティング部
課長 田中 誠治 様
   吉田 昌弘 様

例2:取締役と営業企画室の部長・課長、人事部の部長に送る場合
株式会社○○
代表取締役    富永 光男 様
営業企画室 部長 葉山 美子 様
人事部   部長 前田 友弘 様
営業企画室 課長 山田 太郎 様

6:名前はフルネームで好印象

宛名を書く際、相手の名前はフルネームで書くことを心がけましょう。「山田様」と「山田太郎様」だと、後者のほうがより丁寧で自分のために書かれた感じがしますよね。

7:いただく・いたします・くださいはひらがなで統一

ここまで気を配れている営業マンはほんの一握りです。
メールには「いただく」「いたします」「ください」を多用するかと思いますが、その際は漢字でなくひらがなで書くようにします。
(詳細はこちら:正しく使えないと赤っ恥…「頂くorいただく」どっちが正解?http://woman.mynavi.jp/article/130702-060/

8:相手に何かをしてほしいときは語尾に気をつける

書類を確認して欲しかったり、返信が欲しかったりする場合があると思います。このように、相手に何かをしてほしい場合は単に「〜してください」ではなく、「〜していただけますと幸いでございます。」「〜いただければと存じます」この2語を使い分けましょう。
丁寧かつへりくだった言い回しで、お願い事が受け入れられやすくなります。

9:相手に何かをしてほしいときはクッション言葉をつける

⑧と同様のケースで、相手に頼み事があるばあいはクッション言葉を必ずつけましょう。
以下、クッション言葉の例です。

  • お忙しい中大変恐縮ではございますが〜
  • 大変恐縮ではございますが〜
  • 恐れ入りますが〜
  • お手すきの際に〜

⑧と組み合わせて使ってくださいね。

10:御ではなく貴を使う

これは、出来ている方とそうでない方でバッサリ分かれます。
相手の会社のことを口頭では「御社(おんしゃ)」と言いますが、文面では必ず「貴社(きしゃ)」を使用しましょう。
文面では「御」の代わりに「貴」を使う。これ、できていない方はしっかり心に刻んでくださいね。「貴社」以外にも、「貴法人」「貴団体」「貴サイト」「貴院」など、文面で相手のものを指す場合はすべて「貴」を用います。

まとめ

だいぶ長くなりましたが、まとめると以下のようになります。

  1. アドレス帳登録はしていますか?
  2. 宛先に追加する順番は役職順
  3. TO,CC,BCCの使い分け
  4. 極力【】は使わない
  5. 宛名を書くときは名刺に書かれていることをなるべくしっかり書く
  6. 名前はフルネームで好印象
  7. 頂く・致しますは漢字かひらがなだけで統一
  8. 相手に何かをしてほしいときは語尾に気をつける
  9. 相手に何かをしてほしいときはクッション言葉をつける
  10. 御ではなく貴を使う

ぜひこれらの点に気をつけて、洗練されたメールを書きましょう。







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