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アポ率が劇的にアップ!営業のアポ取りの時に使えるメール文例集

      2015/07/05

   メール 文例          

営業メールからアポイントにつなげるためには、相手に話を聞く気にさせ、メールの返信を促す必要があります。では、どうすればそのようなメールが書けるのでしょうか?それについて例文と共に詳しくご紹介します。




冒頭でメールの用件を明確に

メールを読んでもらうためには、まずどういった用件でメールをしたかを明確にしてください。挨拶もそこそこに、本題は簡潔かつ的確な文章で伝えましょう。

件名の段階で分かり易く

件名の時点で、ぱっと見、大よその用件が分かるようにしましょう。
何かよく分からない件名だと、メールを開いてすらもらえないかもしれません。

誰が何の理由で送ったか明らかに

件名で用件を伝えたら、更に詳しく内容を書いていきますが、その前に冒頭にて、送り先の相手と送り主である自分の事や、具体的な用件に触れる部分を明記します。

例文

件名:○○の件について

株式会社○○
第1営業部 部長
XX様

お世話になっております。
以前、○○の件でお話をさせて頂いた株式会社△△ 営業部の(自分の名前)でございます。
本日は、貴社が以前お悩みになられていた××という点で、お力添えできるかもしれないと思いメールをさせていただきました。




このように書いておけば、だいたいの相手には充分に用件が伝わります。

相手の負担を減らす

メリットを記載し、不要な部分を長くしない

用件を書き出したら、次に重要なのは、相手にとってのメリットです。
時間を使ってわざわざアポイントに応じてもらうので、それに見合った物があるという事を理解してもらいましょう。相手へのメリットをしっかりと書き、後は余り長い文を書きすぎない。相手にとって必要以外の部分を少なくして、極力読む手間を省いてもらいます。

選択肢の候補を複数用意

メールの返信をもらううえで大切になってくるのは、いかに相手の手間を省けるかという事。こちらで事前にある程度の選択肢を提示し、その中から選択をしてもらうという形をとります。
また、アポイントの日程もこちらであらかじめ指定しておきます。この時、最低3つほど候補を用意してください。これにより、相手はその中から選べば良いので返信がしやすくなります。

例文

今回ご提案させて頂く内容は、XX様にとって○○という点でお役にたてるだけではなく、さらに△△といった相乗効果も期待ができます。
さて、お打ち合わせの日程ですが、以下の日時のいずれかにお伺いしたいと存じます。
XX様のご都合もお聞かせ頂ければ幸いです。

1.1月14日(火) 13:00~16:00

2.1月15日(水) 13:00~16:00

3.1月17日(金) 13:00~16:00



以上のように何時から何時までと時間を入れるのも忘れずに。
必要であれば、アポイント先の場所も明記するといいでしょう。

メールは返信期限で締めくくる

メールの締めにも、返信をもらいやすくするためのワンポイントを追加しましょう。
メールへの返信を何日までに欲しい旨を書いておくことにより、アポ取りメールへの返信率が上がります。

例文

お忙しいところ、まことに恐縮でございますが○月×日(△曜日)までに御返信頂けましたら幸いです。
宜しくお願い致します。



日程を決めておかないと、お客様が返信を先延ばしにしてしまいメールの返信も来にくくなります。
それを防ぐためにも、いつまでに返信が必要かを書いてください。また、日程の折り合いがつかなかった場合は、もう一度ここに書かれている手法を使いアポをとり直します。

メール送信後の電話でのフォローアップも忘れない

営業マンのなかでもやる人とやらない人で分かれるのが、メール送信後の電話フォローです。通常のお礼メールなどの場合には特別必要ないのですが、大事な資料を送付したときや、今回のようなアポ取りメールのような、確認が必要なメールに関しては必ずメール送信後に電話でフォローをしましょう。
「メールをお送りしたのでご確認ください」の一言で構いません。
また、送付した相手が不在の場合は、電話口の方に「メールを送信したので、確認してくださいとお伝えください」と伝言を頼むようにしましょう。

まとめ

全体を通してポイントになるのは、相手本意でメールを書くという事。そして丁寧に感じの良い文章を送るということです。メールとはいえ気持ちを込めて書けば、是非会って話を聞いて欲しいと言う熱意も伝わるはずです。以下に今回のポイントをまとめておきます。

  • 冒頭でメールの用件を明確に
  • 相手の負担を減らす
  • メールは返信期限で締めくくる
  • メール送信後の電話でのフォローアップも忘れない







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